CASO EXITO MICROSOFT – Grupo Bimbo

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Microsoft Teams ha impulsado y optimizado el trabajo colaborativo dentro del Grupo, facilitando la gestión del trabajo y los proyectos de manera ágil.

Grupo Bimbo es una empresa mexicana líder de la industria de la panificación a nivel mundial, sus más de 70 años de experiencia exitosa en el ramo la posicionan como una empresa sustentable. Actualmente tiene presencia en 33 países de América, Asia, Europa y África, con un total de 197 plantas, y más de 2.8 millones de puntos de venta. Cuenta, además, con un portafolio de más de 13 mil productos y más de 100 marcas de reconocido prestigio. 

En la actualidad, más de 133 mil colaboradores forman parte de la empresa, lo que le demanda una efectiva integración en sus operaciones. Juan Pajón, Director Global de Infraestructura en Grupo Bimbo, comenta: “Siempre se habla de la agilidad y de la habilidad que las empresas deberían tener para poder reaccionar a cambios de todas las índoles. Este 2020 representó un gran desafío, en el cual debimos reaccionar rápidamente y así poder dar continuidad a nuestras operaciones”. 

A la par de las nuevas tecnologías y los cambios globales, Grupo Bimbo ha venido trabajando en la digitalización de su ambiente de trabajo, y a través de la adopción de soluciones Microsoft basadas en la nube, ha podido brindar mejores servicios, tanto para sus clientes internos -los colaboradores- como para los externos -el consumidor final-. En este sentido, se ha consolidado como una empresa moderna e innovadora, comprometida con la transformación del negocio.  

Dando paso a la transformación digital 

En Latinoamérica, por ejemplo, Grupo Bimbo cuenta con amplia presencia regional, por lo que es necesario que sus equipos de trabajo permanezcan en comunicación constante. Los viajes corporativos, o las comunicaciones tradicionales, tienen un peso importante a nivel financiero dentro de cualquier organización, y muchas de ellas en diversas ocasiones se preguntan ¿Cómo reducir gastos, sin comprometer la calidad del servicio, los resultados y la colaboración entre las personas? 

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Microsoft Teams ha sido una solución que ha dado paso a la transformación digital de la comunicación y colaboración dentro de Grupo Bimbo, fortaleciendo aún más su propósito de construir una empresa sustentable, altamente productiva y plenamente humana. Juan Pajón, Director Global de Infraestructura en Grupo Bimbo, añade: “Teams, como plataforma central de colaboración, nos ha permitido asegurar que nuestros colaboradores cuenten con las funcionalidades necesarias para trabajar remotamente, con provechosas aplicaciones como Forms, Planner, To Do y Power BI, aumentando así su productividad”. 

A través de la implementación de un plan estratégico que involucraba al área de TI del Grupo y un equipo multidisciplinario, Microsoft Teams se ha convertido en el principal canal de colaboración entre los equipos. Gracias a esta herramienta, los colaboradores cuentan con una variedad de funcionalidades que dinamizan y optimizan procesos, además de habilitar una modalidad de digital workplace o ‘lugar de trabajo digital’.

David Rodríguez, Gerente Global del Digital Workplace en Grupo Bimbo, expone: “A mediados de 2019 realizamos diversas actualizaciones tecnológicas dentro del Grupo. Creamos un plan coherente para el uso óptimo de herramientas tecnológicas en la empresa y anunciamos de modo global que Microsoft Teams es la herramienta de colaboración para Bimbo”. Desde ese entonces Grupo Bimbo ha venido unificando sus estrategias operacionales a través del trabajo colaborativo y las comunicaciones corporativas. Actualmente, cerca de 28 mil colaboradores hacen uso de Microsoft Teams, y dicha cantidad continúa en ascenso. 

Equipos de colaboración conectados 

Las ventajas de Microsoft Teams dentro de la Organización, han tenido impacto en áreas del negocio como Finanzas, en donde Teams apoya en la aprobación de proyectos. Ramón Pérez, Gerente Global de Planeación Financiera, explica: “Teams se ha convertido en una herramienta imprescindible. Nos ha ayudado a mejorar nuestra colaboración, nos ha dado agilidad y, sobre todo, claridad en los esfuerzos de los equipos. Tener todo ordenado en un solo lugar permite que los colaboradores tengan un mejor enfoque y visualización de objetivos”. 

Áreas como la de Personas, reportan beneficiarse de servicios basados en la nube ya que brindan posibilidades de comunicación y colaboración a distancia, mediante videollamadas, audio, o chat. Además, Teams cuenta con tecnologías de seguridad que son estándares del sector como parte fundamental de su infraestructura, garantizando para Grupo Bimbo transparencia durante el proceso de uso, recopilación y distribución de los datos. 

Microsoft Teams forma parte de la suite de Office 365. Integradas, estas soluciones logran ejecutar acciones altamente provechosas para las organizaciones. En el caso de Grupo Bimbo, esta combinación permite unificar su base de datos, la cual permanece protegida gracias al componente de seguridad de Office 365, habilitando confianza y tranquilidad dentro del trabajo del día a día. 

Adicionalmente, Microsoft Teams ha permitido a Grupo Bimbo configurar asistentes virtuales (bots) de uso interno, lo que ha facilitado la resolución de dudas recurrentes para equipos de trabajo, como son los de Personas y TI. David Rodríguez, Gerente Global del Digital Workplace en Grupo Bimbo, explica: “Muchos equipos de trabajo a nivel global hacen preguntas recurrentes acerca de procesos internos. Con la habilitación de la característica “bot” de Microsoft Teams, nuestros colaboradores tienen la posibilidad de dinamizar este proceso, además de clarificar dudas y economizar el tiempo”

Una solución integral 

Varias de las herramientas inmersas dentro de Office 365 han aportado grandes ventajas a la operación global de Grupo Bimbo. Actualmente más de 24 mil usuarios hacen uso de SharePoint, mientras que un aproximado de 18 mil usuarios permanecen activos dentro de la red social corporativa Yammer y otros 10 mil en Outlook Mobile. Con Exchange Online son aproximadamente 29 mil usuarios. 

Por su parte, herramientas como Power Automate, conocido anteriormente como Flow, permiten crear flujos de trabajo para integrar datos y conectar diversas áreas corporativas. Ahora, Grupo Bimbo tiene la capacidad de automatizar y simplificar tareas rutinarias de manera local o en la nube. Power Automate, junto al resto de las herramientas que se ejecutan de forma escalable, facilita la visualización, el aprovechamiento de entornos interactivos, y el flujo de datos. 

Ramón Pérez, Gerente Global de Planeación Financiera, relata: “A través de Power Automate hemos automatizado y agilizado el proceso de autorización de proyectos. Estamos trabajando en una primera fase para proyectos que se validan en oficinas globales, así como en una segunda fase para aquellos que se validan desde su nacimiento en la Organización”. 

Adicionalmente, Power Automate permite a los colaboradores de Grupo Bimbo la automatización de procesos comunes, simplificando tareas repetitivas sin el uso de materiales como el papel. De esta manera los equipos de trabajo pueden centrar la atención en lo que resulta verdaderamente prioritario: impulsar la productividad y generar valor en conjunto. 

Los beneficios de Office 365 se extienden a las plantas físicas, donde más de 20 mil dispositivos fijos son basados en Windows 10, y otros 25 mil cuentan con Office ProPlus. Además, la solución se aloja en la nube, donde usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Liliana Becerril, Directora de Servicios Globales, añade: “Teams nos ha dado la flexibilidad y facilidad para compartir información y comunicarnos de forma inmediata. Adicionalmente, nos abrió la puerta a la creación de tableros, planificación de proyectos, y otras herramientas que nos facilitan el día a día.” De acuerdo con Liliana, la implementación de estas nuevas tecnologías dentro de Grupo Bimbo ha consolidado una cultura de trabajo ágil y flexible. “Vemos un claro potencial de diversas herramientas que convergen en un mismo lugar y que nos permiten trabajar desde múltiples lugares y con acceso desde diversos dispositivos”, agrega.

El presente y futuro de la transformación digital  

La transformación digital de Grupo Bimbo enfocada en la automatización, productividad y conectividad laboral ha permitido que incluso bajo condiciones coyunturales como la causada por el Covid-19, que ha generado una repercusión económica a nivel mundial, la empresa haya podido dar continuidad a las operaciones de forma efectiva. Ante este escenario, en los cuales la salud pública se ha visto comprometida y ha sido necesario adoptar medidas como el distanciamiento social, las tecnologías Microsoft, y en específico Teams y Office 365, han permitido mantener la continuidad del negocio. Los equipos de trabajo de las 197 plantas de operación, distribuidas alrededor del mundo, han sido protegidos y empoderados a través de herramientas que potencializan y facilitan el trabajo colaborativo y la comunicación, desde donde sea y cuando sea.  

Para Grupo Bimbo, una empresa líder mundial en la industria de la panificación, poder conectar a sus colaboradores es primordial. Agilizar las interacciones, el intercambio de ideas y la comunicación ha permitido a Bimbo lograr su visión de ‘ser una organización de alto impacto humano’. El resultado es una mejor experiencia en el trabajo que se traduce en logros empresariales. De este modo, y con el apoyo de servicios de Microsoft basados en la nube, Bimbo cumple con su misión: garantizar el bienestar de sus colaboradores, creando un ambiente de trabajo cálido y cercano, que brinda eficiencias al servicio del cliente.

FUENTE: https://customers.microsoft.com/es-es/story/832449-bimbo-consumer-goods-office365-es-mexico

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